Créer une Opportunité et un Devis depuis une Action de Formation

Cette page vous permet de découvrir la procédure de création d'une Opportunité et d'un Devis depuis une Action de Formation déjà programmée sur Dendreo.

Etape 1 : Créer l'Opportunité 

A partir de l'Action de Formation en question, vous avez la possibilité de créer le Devis pour qu'il soit visible depuis l'ADF.

1. Cliquez sur l'onglet "Devis"
2. Utilisez le bouton "Créer un Devis à partir de cette ADF". Une pop-up s'ouvre pour vous demander de renseigner l'Entreprise concernée par cette action.

3. Plusieurs options de création d'Opportunité sont disponibles :

• Créer une nouvelle Opportunité : crée automatiquement un nouveau numéro d'Opportunité.
• Insérer le Devis dans une Opportunité déjà existante : Dendreo suggère automatiquement des Opportunités déjà créées et ayant des critères similaires à l'Action de Formation (client identique et Opportunité non gagnée).
• Insérer les informations de cette formation dans un Devis déjà existant (⚠️ cette option doit respecter plusieurs conditions afin d'être utilisée : le Devis ne doit pas avoir été envoyé précédemment, le type et le montant de la formation doivent être identiques au Devis existant).

• Complétez les informations qui sont nécessaires pour créer l'Opportunité.

1. Un numéro incrémental d'Opportunité est automatiquement appliqué, vous pouvez en choisir un autre à la volée.
2. Dans le cadre d'un compte multi-centres, définissez le centre de formation auquel cette opportunité est attachée.
3. Assignez-y un commercial (de votre CRM Dendreo)
4. Définissez le Contact (parmi les Contacts liés à cette Entreprise) avec qui communiquer au sujet de cette Opportunité (si vous n'avez pas de Contact renseigné dans la fiche Entreprise, l'encadré apparait en rouge, et il n'est pas possible d'envoyer le Devis par Email)
5. Définissez la probabilité de succès et la source de l'Opportunité
6. Ajoutez une description 
7. Renseignez des commentaires internes (uniquement visibles par les utilisateurs de votre compte)

Etape 2 : Créer et modifier le Devis 

Quand l'Opportunité est créée, le premier Devis l'est également, et il contient désormais plusieurs informations liées à l'Action de Formation.

1. Le type de formation et le mode de pricing ne sont plus modifiables.
2. La 1ère ligne du Devis contient les informations du Module présent dans l'Action de Formation, mais également un rattachement automatique à l'Action de Formation concernée.

Vous pouvez définir d'autres éléments du Devis :

• Un numéro incrémental de Devis, qui est proposé automatiquement mais que vous pouvez modifier.
• Le Modèle de Document à utiliser.
• Des remarques (figurant sur le Devis) et commentaires internes.
• Le nombre de Participants concernés.
• La gestion des Participants (globale : le nombre de Participants s'applique à toutes les lignes du Devis / par module : si vous avez plusieurs lignes de type Module dans votre Devis, vous pouvez choisir pour chaque module le nombre de participants concernés).
• Les détails du contenu de votre devis :
  • Type de produit : Module / Frais refacturés / Recettes libres.
  • Intitulé : dans le cas d'un Module, vous pouvez rechercher directement un Module de votre catalogue Dendreo, et son intitulé est automatiquement repris (modifiable par la suite).
  • Quantité : en Interla quantité est liée au nombre de participants.
  • Prix unitaire.
  • Total HT.
  • Taux de TVA à appliquer.
  • Total TTC.

Les remises et les majorations

Pour chaque ligne de Devis, vous pouvez appliquer une remise ou une majoration soit en pourcentage, soit en valeur absolue, et ce grâce au bouton suivant :

1. Choisissez si vous souhaitez ajouter une remise ou une majoration.
2. Renseignez un intitulé pour la ligne.
3. Ajoutez le montant ou le pourcentage a appliquer.

🚨  À noter :

Pour que les remises s'affichent correctement sur votre Devis,  vous devez utiliser un Modèle de Document qui inclut les tags nécessaires. Un avertissement vous prévient si ce n'est pas le cas.

La principale modification effectuée dans la gestion des Devis est qu'au lieu de réaliser plusieurs boucles de tableau en fonction du type de ligne à insérer dans le tableau, nous avons opté pour une seule boucle commune à toutes les lignes, et des conditions à chaque itération de cette boucle pour adapter l'affichage en fonction du type de ligne. Ceci permet notamment de vous assurer que l'ordre des lignes définies dans votre Devis est bien respecté lors de la génération de votre PDF.
Vous pouvez télécharger un Modèle de Document compatible ici et l'utiliser tel quel, ou bien recopier le tableau entier dans votre modèle de Devis actuel.

Etape 3 : Envoyer le Devis par Email

Quand le Devis est établi, et que vous avez paramétré un modèle de document type Devis mais également un modèle d'email, vous pouvez réaliser l'envoi par email en cliquant sur le bouton "Envoyer le Devis"/

Demander la signature électronique du Devis

Afin de gagner du temps, optez pour la Signature électronique de votre Devis !
La prévisualisation de l'Email vous permet de paramétrer les pièces jointes qui sont également envoyées.
Si votre Modèle d'Email n'inclut pas par défaut la Signature électronique du Devis, vous avez la possibilité d'activer la demande de signature en cliquant sur le bouton suivant :

Une fois un Devis envoyé, celui-ci est figé et n'est plus modifiable.
Si le Devis est retourné signé, il est automatiquement considéré comme accepté et aucune modification n'est plus possible sur l'Opportunité.
De plus, une Opportunité se clôture si tous les Devis qui la constituent sont refusés, ou si un des Devis est accepté.