Créer une Opportunité et un Devis

Cette page vous permet de découvrir la procédure et les différentes méthodes pour créer une Opportunité et un Devis, quel que soit le type de formation concerné, en partant d'une feuille blanche.

Pré-requis

Avant de pouvoir envoyer des Devis, il vous faut créer des Opportunités. Celles-ci sont toutes listées dans le tableau principal. Les Opportunités gagnées ou perdues sont exclues de ce tableau afin de vous permettre d'y voir plus clair. Vous pouvez néanmoins les retrouver depuis l'onglet à gauche.

Créer l'Opportunité 

Une Opportunité peut être créée depuis plusieurs endroits sur Dendreo :

• L'onglet général des Opportunités ;
• La fiche Entreprise du prospect présent dans votre CRM ;
• Une Action de Formation déjà programmée.

Depuis l'un des endroits listés ci-dessus, cliquez sur Nouvelle Opportunité.

Si vous créez une Opportunité en dehors d'une fiche CRM, sélectionnez l'Entreprise à rattacher à l'Opportunité.

Si vous créez l'Opportunité depuis une ADF, choisissez ensuite si vous souhaitez :

• Créer une nouvelle Opportunité : cela crée automatiquement un nouveau numéro d'Opportunité.
• Insérer le Devis dans une Opportunité déjà existante : Dendreo vous suggère des Opportunités déjà créées et ayant des critères similaires à l'ADF (client identique et Opportunité non gagnée).
• Insérer les informations de cette Formation dans un Devis déjà existant : attention, cette option doit respecter plusieurs conditions afin d'être utilisée. Le Devis ne doit pas avoir été envoyé précédemment, le type et le montant de la Formation doivent être identiques au Devis existant.

Complétez ensuite les informations qui sont nécessaires pour créer l'Opportunité :

1. Un numéro incrémental est automatiquement appliqué, mais vous pouvez en définir un manuellement ;
2. Dans le cas d'un compte multi-centres, définissez le Centre de Formation de l'Opportunité ;
3. Assignez un Commercial de votre CRM Dendreo ;
4. Définissez le Contact (parmi les Contacts liés à l'Entreprise) avec qui communiquer sur l'Opportunité ;

5. Définissez la probabilité de succès de l'Opportunité ;
6. Sélectionnez la source de l'Opportunité ;
7. Ajoutez une description ;
8. Renseignez des commentaires internes (uniquement visibles par les utilisateurs de votre compte).

Après avoir renseigné toutes ces informations, cliquez enfin sur Créer l'Opportunité et un nouveau Devis.

Créer et modifier le Devis

Une fois l'Opportunité créée, l'interface de création et modification du Devis s'ouvre. Celle-ci vous rappelle notamment en haut de page les informations de l'Opportunité (vous pouvez les modifier à tout moment).

Pour le Devis, vous pouvez alors définir :

1. Un numéro incrémental de Devis, proposé automatiquement mais que vous pouvez modifier ;
2. Le Modèle de Document à utiliser : le Modèle sélectionné par défaut est celui qui se trouve en premier dans la bibliothèque de vos Modèles de Documents spécifiques aux Devis. Pour définir l'ordre de vos Modèles, consulter notre documentation Gérer ses Modèles de documents.
3. Le type de Formation : INTRA ou INTER ;
4. Des remarques (figurant sur le Devis) et commentaires internes.

Complétez ensuite les détails de chaque ligne de votre Devis :

• Le type de produit : Module, Frais refacturés, Recettes libres ;
• Un intitulé : dans le cas d'un Module, vous pouvez rechercher directement un Module de votre Catalogue Dendreo, et son intitulé est automatiquement repris (modifiable par la suite) ;
• La liaison avec une Action de Formation : si la ligne est celle d'un Module, vous pouvez aussi rechercher ce Module au sein de vos Actions de Formation déjà programmées afin de faire un Devis spécifiquement pour cette Formation, sur ces dates, et accéder aux autres informations de l'Action de Formation ;
• Un prix unitaire ;
• Le total HT ;
• Le taux de TVA à appliquer ;
• Le total TTC.

Après avoir renseigné toutes ces informations, cliquez sur le + pour ajouter la ligne.

^{Définir le mode de pricing}

Pour un Devis INTRA, vous pouvez choisir 4 modes de pricing différents :

Par jour

Le prix est renseigné par jour de Formation. Ainsi votre ligne de Module contient :

• La quantité/durée qui reprend le nombre de jours de la Formation renseigné pour votre Module ;
• Le prix unitaire renseigné pour votre Module, ajustable à la volée.

Par groupe (séance)

Le Devis peut concerner plusieurs groupes de Participants, le prix sera alors lié au nombre de groupes renseignés. Ainsi, votre ligne de Module contient :

• La quantité/durée reprenant le nombre de groupes concernés, Dendreo créera alors ensuite des séances alternatives lors de la programmation de l'Action de Formation.
• Le prix unitaire renseigné pour votre Module, ajustable à la volée.

Par Participant

Le prix est renseigné par Participant.

Global/forfaitaire

Le Devis ne prend en compte que le prix unitaire du Module. Pour un Devis INTER, le mode de pricing est automatiquement réglé Par Participant. Ainsi, votre ligne de Module contient :

• La quantité/durée reprend le nombre de Participants ajoutés dans l'Opportunité ;
• Le prix unitaire renseigné pour votre Module, ajustable à la volée.

^{Appliquer des remises et majorations}

Une fois la ligne de Devis créée en ayant cliqué sur le +, vous pouvez appliquer une remise ou une majoration soit en pourcentage, soit en valeur absolue, pour chaque ligne. Pour cela, cliquez sur le bouton ci-dessous :

Choisissez ensuite si vous souhaitez ajouter une remise ou une majoration, renseignez un intitulé pour la ligne puis ajoutez le montant ou le pourcentage à appliquer. Vous retrouvez le total après remise/majoration.

Pour que les remises s'affichent correctement sur votre Devis, vous devez utiliser un Modèle de Document qui inclut les tags nécessaires. Un avertissement vous prévient si ce n'est pas le cas.

La principale modification effectuée dans la gestion des Devis est qu'au lieu de réaliser plusieurs boucles de tableau en fonction du type de ligne à insérer dans le tableau, nous avons opté pour une seule boucle commune à toutes les lignes et des conditions à chaque itération de cette boucle pour adapter l'affichage en fonction du type de ligne. Ceci permet notamment de vous assurer que l'ordre des lignes définies dans votre Devis est bien respecté lors de la génération de votre PDF.

Envoyer le Devis par Email

Une fois le Devis établi et les Modèle d'Email et Modèle de Document de type Devis paramétrés, vous pouvez réaliser l'envoi du Devis par Email en cliquant sur Envoyer le Devis.

^{Demander la signature électronique du Devis}

Afin de gagner du temps, optez pour la Signature électronique de votre Devis !

La prévisualisation de l'Email vous permet de paramétrer les pièces jointes qui sont également envoyées.

Si votre Modèle d'Email n'inclut pas par défaut la Signature électronique du Devis, vous avez la possibilité d'activer la demande de signature en cliquant sur le bouton correspondant ci-dessous.

Une fois un Devis envoyé, celui-ci est figé et n'est plus modifiable.

Si le Devis est retourné signé, il est automatiquement considéré comme accepté et aucune modification n'est possible sur l'Opportunité. De plus, une Opportunité se clôture si tous les Devis qui la constituent sont refusés, ou si un des Devis est accepté.