Suivre les Frais pédagogiques des Formateurs externes

Afin de vous accompagner dans le suivi financier de vos Formateurs externes, Dendreo intègre une fonctionnalité qui leur permet de déposer en autonomie les Factures liées à leurs prestations de Formation et de faciliter le suivi du paiement de ces Factures.

Attention : il ne faut pas confondre les Factures Fournisseurs, abordées dans cet article, et les Notes de Frais liées aux frais annexes engendrés par le Formateur salarié tels que les repas, l'hébergement, les déplacements, etc.

Avant propos

L'utilisation des Factures de Frais pédagogiques de vos Formateurs externes implique que vous maîtrisiez les fonctionnalités suivantes : 

  1. La fiche CRM Formateur qui permet de renseigner si un Formateur est externe ou interne à votre Organisme de Formation et s'il est soumis ou non à la TVA
  2. Le staffing des Formateurs qui permet de gérer leurs interventions par Créneaux de Formation auxquels une Facture se rattache 
  3. L'Extranet Formateur qui est l'interface dédiée à vos Formateurs et depuis laquelle ils peuvent déposer et vous transmettre leurs Factures 
  4. Le budget d'une Action de Formation qui permet de renseigner le tarif horaire et donc la rémunération due au Formateur 
  5. La création des Modèles d'emails et l'envoi des emails qui peuvent être utilisés pour informer vos Formateurs de l'état d'avancement et du suivi de leurs Factures émises ou à émettre

Fonctionnement général

Afin de vous accompagner dans le suivi financier de vos Formateurs externes, Dendreo intègre désormais une fonction qui permet de déposer les Factures liées à leurs prestations de Formation et de faciliter le suivi de paiement.

Cette fonctionnalité permet à vos Formateurs externes de déposer, pour vous soumettre en autonomie, leurs Factures de Frais pédagogiques qu'ils doivent générer au préalable avec leur outil de facturation habituel.

Nous nous adaptons à votre fonctionnement en vous proposant 3 cas d'usage :

  • Le Formateur externe dépose en autonomie ses Factures et vous n'avez plus qu'à contrôler et valider
  • Vous préparez en amont la Facturation, le Formateur externe dépose ses documents et vous validez
  • Vous remplissez de A à Z les Factures pour vos Formateurs externes et vous bénéficiez ainsi d'un suivi interne de ces Frais

Depuis leur Extranet, un espace dédié permet aux Formateurs d'agglomérer et/ou de vérifier facilement les montants à facturer. Ces montants sont calculés en fonction des Créneaux de Formation sur lesquels ils sont staffés et sur la base de la rémunération horaire, renseignée dans le budget de vos Actions de Formation.

Dès qu'une Facture est soumise par un Formateur sur son Extranet, vous en êtes notifié pour la traiter. Vous pouvez choisir différents états d'avancement, afin d'informer en temps réel le Formateur du statut du traitement de sa Facture.

Les fonctionnalités

  • Cette fonctionnalité est séparée de la gestion des Notes de Frais
  • Une Facture ne peut pas concerner plusieurs Formateurs : chaque Formateur doit transmettre sa propre Facture même si une Action de Formation a été co-animée par plusieurs Formateurs
  • Cette fonctionnalité n'inclut pas encore d'export de ces Factures vers votre logiciel comptable (export fournisseur)

Configuration

Étape #1 - Activer la fonctionnalité

Rendez-vous dans la configuration des Factures Formateur pour activer l'option et éventuellement autoriser vos Formateurs à déposer leurs Factures en autonomie depuis leur Extranet Formateur.

Étape #2 - Renseigner la TVA des Formateurs concernés

Rendez-vous sur la fiche CRM de vos Formateurs externes pour y renseigner :

  • Le statut BPF qui permet à Dendreo d'identifier les Formateurs Externes de votre équipe pédagogique 
  • Le taux de TVA qui est automatiquement appliqué par Dendreo pour le montant TTC de leurs Factures Fournisseurs

Spécificités liées à la TVA facturée par vos Formateurs externes

  • Dans le cas où vous n'êtes pas assujetti à la TVA en tant qu'Organisme de Formation mais que vos Formateurs externes vous la facturent, alors Dendreo tient compte de cette dépense additionnelle dans le calcul de la marge du budget de votre Action de Formation.
  • Dans le cas où un Formateur externe est amené à changer de statut en cours de formation et que son taux de TVA évolue, vous pouvez modifier son taux de TVA sur sa fiche CRM afin qu'il soit pris en compte pour les Actions de Formation futures sur lesquelles il sera staffé. Pour les Actions de Formation déjà programmées ou en cours le Formateur peut adapter manuellement le taux de TVA lors de la transmission de sa Facture. Ainsi, si un Formateur change de statut en cours de route, il peut vous transmettre des Factures avec des taux de TVA différents.

Étape #3 - Personnaliser vos Modèles d'Emails

Plusieurs Modèles d'Emails préconfigurés par nos soins et dédiés à l'usage de cette fonctionnalité sont disponibles sur votre compte.

Rendez-vous dans votre Bibliothèque de Modèles d'Emails pour les personnaliser :

Sélection des Créneaux facturés

Pour qu'un Formateur puisse vous transmettre une Facture, il lui faut préciser à Dendreo les Créneaux de Formation concernés par cette Facture. Deux solutions sont possibles.

Attention : une fois qu'un Créneau a été sélectionné et rattaché à une Facture, il n'est plus disponible pour une autre Facture, les détails du Créneau ne sont plus modifiables dans l'Action de Formation concernée, et le staffing du Formateur concerné est figé.

À noter : le Formateur peut facturer des Frais additionnels, tels que des Frais de préparation, que vous aurez intégré sur une ligne additionnelle de type Formateur - Frais dans le Budget de l'Action de Formation concernée.

Solution #1 - Le Formateur sélectionne les Créneaux depuis son Extranet

Cas d'usage : le Formateur émet ses Factures spontanément depuis son outil de facturation et les dépose sur son Extranet, en sélectionnant au préalable les Créneaux de Formation concernés.

Depuis l'onglet Factures de son Extranet, le Formateur accède à l'espace lui permettant de retrouver l'ensemble des Créneaux passés et futurs sur lesquels il a été staffé.

Depuis cet espace, il peut : 

  • Filtrer l'ensemble de ses Créneaux par date et/ou par Action de Formation
  • Sélectionner les Créneaux à facturer
  • Sélectionner le sous-centre à facturer (si vous utilisez la fonctionnalité de multi-centres)
  • Marquer manuellement des Créneaux déjà facturés (par exemple, qui ont été facturés avant l'utilisation de la fonctionnalité)
  • Afficher ou masquer les Créneaux déjà facturés
  • Vérifier le tarif horaire par Créneau, que vous avez renseigné dans le budget de l'Action de Formation
  • Consulter l'historique des Factures déjà déposées et/ou transmises

Solution #2 - L'Organisme de Formation sélectionne les Créneaux

Cas d'usage : vous transmettez les montants à facturer à vos Formateurs en amont de la génération de leurs Factures et vous les avertissez par email pour qu'ils vous transmettent les Factures correspondant à cette sélection d'interventions.

Depuis l'onglet Frais pédagogiques - Factures Fournisseurs de la fiche CRM d'un Formateur ou d'une Action de Formation, les administrateurs de votre compte accèdent à une page sur laquelle ils peuvent : 

  • Filtrer l'ensemble des Créneaux par date et/ou par Action de Formation
  • Sélectionner les Créneaux à facturer
  • Sélectionner le sous-centre à facturer (si vous utilisez la fonctionnalité de multi-centres)
  • Marquer manuellement des Créneaux déjà facturés (par exemple, qui ont été facturés avant l'utilisation de la fonctionnalité)
  • Afficher ou masquer les Créneaux déjà facturés
  • Envoyer par email la demande de dépôt de la facture en fonction des Créneaux sélectionnés

Téléchargement et transmission d'une Facture

Quelle que soit la solution utilisée précédemment, une fois les Créneaux sélectionnés, le Formateur peut, depuis son Extranet, joindre sa Facture et y renseigner les informations suivantes : 

  • Le numéro de Facture
  • La date d'émission
  • Les montants Hors Taxe (HT) et Toutes Taxes Comprises (TTC)
  • Le taux de TVA à appliquer sur la Facture
  • Un commentaire à votre attention
  • La Facture au format PDF (ou tout autre document nécessaire)

Après avoir complété et enregistré la Facture sous Dendreo, le Formateur peut la modifier, la supprimer, ou bien vous la soumettre pour validation :

Attention : une fois la Facture transmise, elle ne peut plus être modifiée par le Formateur qui peut alors uniquement la consulter.

À noter : dans le cas où un Formateur a par exemple facturé en avance ses Créneaux de Formation mais un Créneau n’est pas maintenu, on ne peut plus supprimer ce dernier. Il faut donc annuler la Facture pour la refaire avec les bons Créneaux.

Consultation des Factures transmises

Dès qu'une Facture est transmise par un Formateur, les responsables des Actions de Formation concernées sont notifiés. Si une Action de Formation n'a pas de responsable désigné, l'ensemble des administrateurs de votre compte Dendreo est notifié du dépôt de la Facture.

Vous pouvez retrouver la Facture à plusieurs endroits :

Accès #1 - Le CRM Formateurs

Cette liste vous permet d'avoir une vue globale de toutes les Factures déposées par l'ensemble des Formateurs externes, toutes Actions de Formation confondues :

Accès #2 - La fiche CRM d'un Formateur

Cette liste vous permet d'avoir une vue sur toutes les Factures émises par un Formateur externe et pour toutes les Actions de Formation sur lesquelles il a été staffé :

Accès #3 - La fiche d'une Action de Formation

Vous retrouvez ici toutes les Factures liées à une Action de Formation pour tous les Formateurs externes staffés sur cette dernière :

Traitement d'une Facture

Une fois qu'une Facture est transmise par un Formateur, un administrateur de votre compte Dendreo peut alors procéder au traitement de celle-ci.

Vous pouvez :   

  • Déclencher la transmission d'une Facture à la place du Formateur
  • Consulter les Factures par statut (Transmise, Validée, Refusée, Mise en paiement, etc.)
  • Prévisualiser et contrôler la Facture transmise
  • Modifier les caractéristiques renseignées par le Formateur (en cas d'erreur)
  • Consulter les Créneaux sélectionnés et liés à la Facture
  • Valider ou refuser la Facture avec envoi d'email pour en informer le Formateur
  • Informer le Formateur de la mise en paiement de sa Facture

À noter : dès lors qu'une Facture est refusée par un administrateur de votre compte Dendreo, le Formateur peut alors la modifier pour vous la soumettre à nouveau.

Récapitulatif des Frais Pédagogiques

Sur cette page de la section CRM > Formateurs, vous retrouvez un tableau récapitulatif de suivi de vos Factures fournisseurs, en euro et par mois, concernant vos Formateurs externes.

D'autres outils de suivi et d'export sont actuellement en cours d'élaboration, n'hésitez pas à nous faire part de vos retours !

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