Suivre les Frais pédagogiques des Formateurs externes

Afin de vous accompagner dans le suivi financier de vos Formateurs externes, Dendreo intègre une fonctionnalité qui leur permet de déposer en autonomie les Factures liées à leurs prestations de Formation et de faciliter le suivi du paiement de ces Factures.

Avant-propos

L'utilisation des Factures de Frais pédagogiques implique que vous maîtrisiez les fonctionnalités suivantes : 

• La fiche CRM Formateur pour renseigner si un Formateur est externe ou interne à votre Organisme de Formation et s'il est soumis ou non à la TVA ;
• Le staffing des Formateurs pour gérer leurs interventions par Créneaux auxquels une Facture se rattache ;
• L'Extranet Formateur qui est l'interface dédiée à vos Formateurs et depuis laquelle ils peuvent déposer et vous transmettre leurs Factures ;
• Le budget d'une Action de Formation pour renseigner le tarif horaire et la rémunération du Formateur ;
• La création des Modèles d'Emails et l'envoi des Emails pour informer vos Formateurs de l'état d'avancement et du suivi de leurs Factures émises ou à émettre.

Fonctionnement général

Afin de vous accompagner dans le suivi financier de vos Formateurs externes, Dendreo permet à vos Formateurs externes de déposer, pour vous soumettre en autonomie, leurs Factures de Frais pédagogiques qu'ils doivent générer au préalable avec leur outil de facturation habituel.

Nous nous adaptons à votre fonctionnement en vous proposant 3 cas d'usage :

• Le Formateur externe dépose en autonomie ses Factures et vous n'avez plus qu'à contrôler et valider ;
• Vous préparez en amont la Facturation, le Formateur externe dépose ses documents et vous validez ;
• Vous remplissez les Factures pour vos Formateurs externes et bénéficiez d'un suivi interne de ces Frais.

Depuis leur Extranet, un espace dédié permet aux Formateurs d'agglomérer et/ou de vérifier facilement les montants à facturer. Ces montants sont calculés en fonction des Créneaux de Formation sur lesquels ils sont staffés et sur la base de la rémunération horaire, renseignée dans le budget de vos Actions de Formation.

Dès qu'une Facture est soumise par un Formateur sur son Extranet, vous en êtes notifié pour la traiter. Vous pouvez choisir différents états d'avancement, afin d'informer en temps réel le Formateur du statut du traitement de sa Facture.

Points d'attention

• Cette fonctionnalité est séparée de la gestion des Notes de Frais ;
• Une Facture ne peut pas concerner plusieurs Formateurs : chaque Formateur doit transmettre sa propre Facture même si une Action de Formation a été co-animée par plusieurs Formateurs.

Configurer la fonctionnalité

^{Étape #1 - Activer la fonctionnalité}

Rendez-vous dans la configuration des Factures Formateur pour activer l'option et éventuellement autoriser vos Formateurs à déposer leurs Factures en autonomie depuis leur Extranet Formateur.

^{Étape #2 - Renseigner la TVA des Formateurs concernés}

Rendez-vous sur la fiche CRM de vos Formateurs externes pour y renseigner :

• Le statut BPF qui permet à Dendreo d'identifier les Formateurs Externes de votre équipe pédagogique ;
• Le taux de TVA appliqué par Dendreo pour le montant TTC de leurs Factures Fournisseurs.

^{Étape #3 - Personnaliser vos Modèles d'Emails}

Plusieurs Modèles d'Emails pré-configurés et dédiés à l'usage de cette fonctionnalité sont disponibles sur votre compte. Rendez-vous dans votre bibliothèque de Modèles d'Emails pour les personnaliser :

Sélectionner les Créneaux facturés

Pour qu'un Formateur puisse vous transmettre une Facture, il lui faut préciser à Dendreo les Créneaux de Formation concernés par cette Facture. Deux solutions sont possibles.

^{Solution #1 - Le Formateur sélectionne les Créneaux depuis son Extranet}

Depuis l'onglet Factures de son Extranet, le Formateur accède à l'espace lui permettant de retrouver l'ensemble des Créneaux passés et futurs sur lesquels il a été staffé. Depuis cet espace, il peut : 

• Filtrer l'ensemble de ses Créneaux par date et/ou par Action de Formation ;
• Sélectionner les Créneaux à facturer ;
• Sélectionner le sous-centre à facturer (si vous utilisez la fonctionnalité de multi-centres) ;
• Marquer manuellement des Créneaux déjà facturés ;
• Afficher ou masquer les Créneaux déjà facturés ;
• Vérifier le tarif horaire par Créneau, que vous avez renseigné dans le budget de l'Action de Formation ;
• Consulter l'historique des Factures déjà déposées et/ou transmises.

^{Solution #2 - L'Organisme de Formation sélectionne les Créneaux}

Depuis l'onglet Frais pédagogiques - Factures Fournisseurs de la fiche CRM d'un Formateur ou d'une Action de Formation, les administrateurs de votre compte accèdent à une page sur laquelle ils peuvent :

• Filtrer l'ensemble des Créneaux par date et/ou par Action de Formation ;
• Sélectionner les Créneaux à facturer ;
• Sélectionner le sous-centre à facturer (si vous utilisez la fonctionnalité de multi-centres) ;
• Marquer manuellement des Créneaux déjà facturés ;
• Afficher ou masquer les Créneaux déjà facturés ;
• Envoyer par Email la demande de dépôt de la facture en fonction des Créneaux sélectionnés.

Télécharger et transmettre une Facture

Quelle que soit la solution utilisée précédemment, une fois les Créneaux sélectionnés, le Formateur peut, depuis son Extranet, joindre sa Facture et y renseigner les informations suivantes : 

• Le numéro de Facture ;
• La date d'émission ;
• Les montants Hors Taxe (HT) et Toutes Taxes Comprises (TTC) ;
• Le taux de TVA à appliquer sur la Facture ;
• Un commentaire à votre attention ;
• La Facture au format PDF (ou tout autre document nécessaire).

Après avoir complété et enregistré la Facture sous Dendreo, le Formateur peut la modifier, la supprimer, ou bien vous la soumettre pour validation :

Consulter les Factures transmises

Dès qu'une Facture est transmise par un Formateur, les responsables des Actions de Formation concernées sont notifiés. Si une ADF n'a pas de responsable désigné, l'ensemble des administrateurs de votre compte Dendreo est notifié du dépôt de la Facture. Vous pouvez retrouver la Facture à plusieurs endroits :

^{Accès #1 - Le CRM Formateurs}

Cette liste vous permet d'avoir une vue globale de toutes les Factures déposées par l'ensemble des Formateurs externes, toutes Actions de Formation confondues :

^{Accès #2 - La fiche CRM d'un Formateur}

Cette liste vous permet d'avoir une vue sur toutes les Factures émises par un Formateur externe et pour toutes les Actions de Formation sur lesquelles il a été staffé :

^{Accès #3 - La fiche d'une Action de Formation}

Vous retrouvez ici les Factures liées à une ADF pour tous les Formateurs externes staffés sur cette dernière :

Traiter une Facture

Une fois qu'une Facture est transmise par un Formateur, un administrateur de votre compte Dendreo peut alors procéder au traitement de celle-ci. Vous pouvez :   

• Déclencher la transmission d'une Facture à la place du Formateur ;
• Consulter les Factures par statut (Transmise, Validée, Refusée, Mise en paiement, etc.) ;
• Prévisualiser et contrôler la Facture transmise ;
• Modifier les caractéristiques renseignées par le Formateur (en cas d'erreur) ;
• Consulter les Créneaux sélectionnés et liés à la Facture ;
• Valider ou refuser la Facture avec envoi d'email pour en informer le Formateur ;
• Informer le Formateur de la mise en paiement de sa Facture.

Consulter le récapitulatif des Frais Pédagogiques

Sur cette page de la section CRM > Formateurs, vous retrouvez un tableau récapitulatif de suivi de vos Factures fournisseurs, en euro et par mois, concernant vos Formateurs externes.