Inviter un Contact à l'Extranet de son Entreprise
Pour donner accès à son Extranet à une Entreprise, vous devez inviter des Contacts de celle-ci. Il vous faut un accès de niveau Standard au minimum pour inviter de nouveaux utilisateurs sur un Extranet (les Commerciaux n'ont pas accès à la fonctionnalité).
Plusieurs solutions existent mais notez qu'elles impliquent forcément que vous renseignez l'adresse email du Contact dans votre CRM.
Les accès sont individualisés pour chaque Contact, ce qui permet notamment de couper ces accès si le Contact quitte l'Entreprise. Cela permet également d'identifier chaque Contact individuellement afin de faciliter la Signature Électronique de Documents (qui ne nécessite pas nécessairement l'utilisation de l'Extranet Entreprise pour fonctionner, c'est optionnel !).
À noter : si vous changez l'adresse email d'un Contact postérieurement à l'envoi de son invitation, cela ne changera pas l'adresse email de son compte personnel Dendreo. Seul le Contact lui-même peut changer son adresse email de connexion ou son mot de passe. Contactez le support en cas de question.
Depuis la fiche Entreprise (en lecture)
🚨 Il n'est pas possible de donner plusieurs accès Extranet Entreprises à une même fiche Contact de votre CRM (hormis cas particulier de fiche Maison-mère / Filiale).
Depuis l'encadré dédié au Contact, cliquez sur Envoyez une invitation à l'Extranet Entreprise pour activer l'envoi d'un email d'invitation automatique.
Depuis la fiche du Contact (en écriture)
Lors de la création d'un Contact, ou lors de l'édition d'une fiche existante, vous pouvez cocher la case Inviter ce Contact à accéder à l'Extranet de son Entreprise, ce qui aura pour effet de déclencher un email d'invitation dès la sauvegarde.
Bon à savoir : vous pouvez systématiquement pré-cocher cette case grâce à une option de configuration. Ainsi, tout nouveau Contact se fera automatiquement inviter à son Extranet Entreprise.
Depuis le listing des Contacts
Depuis le listing de vos Contacts, vous pouvez déclencher l'envoi de l'email d'invitation en cliquant sur l'icône d'enveloppe bleue de la colonne Extranet (qu'il vous faudra potentiellement afficher en cliquant sur le bouton Colonne en haut à droite du tableau).
Une fois le Contact invité, l'icône d'accès à l'Extranet se transforme en flèche indiquant que le Contact est habilité à accéder à son Extranet.
Il n'est pas possible de customiser l'email d'invitation envoyé par Dendreo. Cependant, celui-ci présentera quand même votre raison sociale, votre logo et votre couleur principale.
Si vous êtes en fonctionnement Multi-centres, et que l'Entreprise d'un Contact est rattachée spécifiquement à un Centre, alors c'est la configuration de ce Sous-centre qui sera utilisée pour habiller l'email. En configuration Multi-extranets, c'est l'URL de l'Extranet de ce Sous-centre qui sera automatiquement utilisée (cf. capture ci-dessous).
