Bien débuter sur Dendreo

Tout au long de cet article, nous allons voir ensemble les étapes à suivre pour que vous puissiez appréhender Dendreo avec le plus de fluidité possible. Je vous invite à consulter ce  Glossaire afin de comprendre à quoi correspondent tous les termes utilisés dans le logiciel et sur cet FAQ.

Gérer son abonnement et ses options

Avant de débuter sur Dendreo, assurez-vous d'avoir choisi l'abonnement et les options dont vous avez besoin. Vous pouvez trouver sur  notre site Internet, la liste des options et fonctionnalités disponibles ainsi que leur prix. N'hésitez pas à contacter notre équipe commerciale pour une analyse de vos besoins.

Débuter sur Dendreo

Cet article vous décrira comment  créer un compte sur Dendreo

Il y a très peu de spécificités techniques à suivre afin de pouvoir  utiliser Dendreo. Pour accéder au logiciel, il vous suffit d’un simple navigateur Internet (Chrome, Firefox ou Safari). Tous les systèmes d’exploitation sont donc supportés (Windows, Mac, Linux).

Gérer son abonnement

Rendez-vous dans le sous onglet  Abonnement de votre Configuration afin de vérifier le statut de votre abonnement Dendreo.

Vous y trouverez le montant de votre abonnement actuel ainsi que le moyen de paiement choisi. Contactez-nous si vous souhaitez y apporter des modifications.

Vous pourrez y indiquer votre adresse de facturation si celle-ci est différente de l'adresse donnée en  Configuration générale dans l'encart de Localisation du Centre de Formation.

Vous trouverez également toutes vos factures Dendreo que vous pourrez exporter au format PDF. Les factures Dendreo ne sont pas, pour le moment, envoyées automatiquement par email.

Si votre RIB / IBAN a changé depuis la signature de votre autorisation de prélèvement bancaire, merci de nous communiquer votre nouveau RIB via le bouton  Support, rubrique 'votre abonnement Dendreo'. Aucune autre démarche n'est nécessaire. Celui-ci sera pris en compte pour le prochain cycle de prélèvement (le 1er du mois) si vous nous l'avez communiqué avant le 25 du mois précédent.

Demander de l'aide/assistance sur Dendreo

Pour vous accompagner au mieux lors de votre utilisation de Dendreo, plusieurs systèmes d'assistance sont mis à votre disposition.

  1. Tout d'abord, vous avez accès à une  FAQ documentée, riche et continuellement mise à jour qui vous explique chaque fonctionnalité et son usage.
  2. Vous pouvez activer les bulles d'aide qui s'affichent dans le logiciel directement et vous guide au cours de votre navigation.  

  3. Vous pouvez nous écrire via le service de support interne tout en haut ou via notre adresse support@dendreo.com
  4. Nous avons également un bouton de recherche sur la FAQ accessible immédiatement depuis n'importe où : Activer l'aide.

Configuration de votre utilisation logiciel

Rendez-vous sur la page de  Configuration générale de Dendreo pour commencer à personnaliser Dendreo en fonction de vos besoins et de vos données.

Commencez par remplir avec soin tous les champs présents sur cette page. Ces informations et options sont utilisées un peu partout dans le logiciel, afin de configurer ses réactions et l'auto remplissage de certaines données, ou bien l'apparition de certaines options. Chaque modification est automatiquement sauvegardée et répercutée dans Dendreo.

Tout au long de votre utilisation de Dendreo, vous pourrez revenir sur cette page de  Configuration afin de la modifier.

Vous pouvez par exemple :

  • Définir quels onglets voir ou ne pas voir dans Dendreo 

  • Entrer vos informations bancaires afin de les envoyer à vos clients 

Nous vous conseillons également de paramétrer dès maintenant l'envoi des emails dans Dendreo, notamment et en priorité :

  • Email de monitoring: si renseignée, cette adresse email sera en copie cachée (BCC) de tous les emails envoyés via Dendreo. Cela vous permet de conserver une copie de tous les emails que vous envoyez depuis notre plateforme, notamment si vous souhaitez conserver une copie des pièces jointes envoyées (que nous ne conservons pas).
    Dendreo vous invite à modifier l' email de monitoring configurée par défaut.
  • L'expéditeur par défaut : afin de recevoir les réponses à vos emails. Toutes réponses aux emails que vous envoyés via Dendreo (à destination des Formateurs, des Participants, des Entreprises...) le sera sur cette adresse email.

Demander la suppression des données de DEMO

Lors de votre essai de Dendreo, des données de Demo étaient déjà présentes dans le logiciel afin de vous aider à percevoir le potentiel de Dendreo.

Par exemple :

Lors de votre souscription à Dendreo, vous pouvez nous demander de supprimer toutes ces données de Demo, ainsi que toutes les données que vous avez ajoutées pendant votre essai, afin de démarrer votre utilisation avec un compte propre et vide. Vous pouvez également choisir de les garder afin de faire des tests de fonctionnalités.

Importer ses fichiers/données

Vous avez sûrement déjà des données d'Entreprise, de Participants ou de Clients. Nous pouvons les importer pour vous dans Dendreo. 

Notez que l'import initial de vos données est gratuit, mais que tout autre import suivant peut entraîner des coûts additionnels.

Vous pouvez consulter cet article pour en savoir plus et télécharger le document à remplir avant de nous l'envoyer à support@dendreo.com.

Créer ses comptes utilisateurs

Si vous êtes le/la responsable de l'ouverture d'abonnement Dendreo, vous avez le compte d'un super administrateur et avez accès à toutes les options de configuration et de gestion pour vos collaborateurs depuis la page Administrateurs.

Vous saurez tout sur la création et la gestion de  vos comptes utilisateurs et administrateurs sur cet article.

Gérer son activité sur Dendreo : log des activités

Vous pouvez monitorer vos activités et celles des autres utilisateurs sur Dendreo grâce aux logs d'activités qui vous permettent de voir les ajouts et dernières éditions de vos collaborateurs. Pratique pour identifier la personne à contacter au sein de votre équipe si vous avez des questions sur certaines modifications de vos éléments dans Dendreo.

Créer son Catalogue de formations

Vous pouvez commencer à entrer toutes vos formations afin de vous créer un Catalogue à partir duquel vous pourrez, plus tard, programmer vos Actions de Formation.

Tout est décrit sur cet article.

Gérer ses formateurs et salles de formation

Votre catalogue est rempli, vous travaillez sûrement avec des Formateurs. Vous pouvez les gérer depuis Dendreo, il vous suffit de remplir leurs informations via leur onglet dédié.

Vous trouverez ici tous les articles concernant les Formateurs dans Dendreo. Vous pourrez également gérer vos Formateurs extérieurs.

Rendez vous dans cet onglet de Configuration pour gérer toutes vos salles de formation à l'avance avec nom, adresse, capacité, etc. Afin de pouvoir les utiliser sur vos prochaines Actions de Formation.

Créer ses fiches Clients, Entreprises et Participants

Il est temps pour vous d'entrer les informations de vos clients, qu'il s'agisse d'Entreprises ou de Particuliers. 

Voici comment bien créer les fiches de chacun.

Vous pourrez ainsi créer plusieurs contacts au sein de ces fiches Clients pour interagir avec eux via Dendreo.

C'est à partir de ces fiches que vous pourrez notamment gérer les Participants à vos Actions de Formation.

Effectuer son Suivi Commercial sur Dendreo

Il vous est possible avec l'option de Suivi Commercial de gérer vos Commerciaux, relances et avant-vente depuis Dendreo.

Cet article vous décrira comment mettre cette option à profit.

Programmer sa première Action de Formation

Cet article vous décrira toutes les étapes pour bien programmer votre première Action de Formation.

Inscrire des Participants

Une fois votre action de formation programmée, il vous faut y inscrire des Participants.

Créer ses Modèles de Document

L'un des nombreux avantages de Dendreo est la possibilité de personnaliser vos documents (conventions de formation, feuille d'émargements, factures, etc.) comme bon vous semble et ainsi suivre la charte graphique de votre Organisme de formation pour les documents générés automatiquement via Dendreo. 

Grâce au système de variables et de tagging, vous pouvez vous assurez d'avoir vos documents automatiquement complétés avec toutes les bonnes informations que vous aurez intégré dans Dendreo.

Assurez vous de lire ces articles afin d'utiliser au mieux cet outil performant.

Bien communiquer sur Dendreo - emails

Une fois que vous aurez créer tous vos documents, vous pourrez envoyer ceux-ci directement depuis le système d'emails intégré à Dendreo. Les emails de Dendreo peuvent être envoyés aux différents contacts Entreprises, Formateurs ou Participants que vous aurez intégrés dans Dendreo, aux étapes précédentes de cet article. Ils peuvent être envoyés depuis chaque Action de formation.

N'hésitez pas à consulter nos articles pour savoir comment bien configurer le système d'emails de Dendreo. 

Gérer ses Financeurs externes

Comme tout organisme de formation, vous avez à faire avec des Financeurs externes, OPCAs ou Pouvoir Public. Pour tout savoir sur comment interagir avec eux dans Dendreo, c'est ici.

Gérer son Agenda de Formation

Retrouvez comment bien configurer et programmer vos jours d'ouverture dans votre agenda ici.

Facturer ses formations

Une fois vos formations programmées et réalisées, il vous faut facturer les clients ou leurs financeurs. 

Avant de pouvoir facturer, assurez-vous d'avoir bien rentrer vos financements.

Retrouvez ici plusieurs articles sur les Financements et la Facturation dans Dendreo.

Remplir son BPF

Grâce à Dendreo, finies les heures de calculs migraineux pour remplir votre BPF. Les données que vous entrez dans Dendreo sont automatiquement remixées puis calculées dans les cases du BPF

Nous ne pouvons pas remplir automatiquement le BPF pour vous, bien qu'ayant déjà contacté le service technique du site mesdemarches.emploi.gouv.fr, il n'existe pas à l'heure actuelle de possibilité de connecter des logiciels extérieurs directement au site. Nous avons cependant souhaité faciliter vos démarches en collectant les données entrées dans Dendreo, afin que vous n'ayez plus qu'à les copier/coller sur le  site ou sur le PDF du Cerfa 10 443 * 14.

Apprenez ici tout ce qu'il faut savoir sur la gestion de votre Bilan Pédagogique et Financer dans Dendreo.

Exporter des données de suivi

Pour préparer vos rapports, vos réunions ou simplement assurer le suivi de la gestion de votre organisme de formation. Dendreo prépare automatiquement pour vous plusieurs rapports.

Vous trouverez dans l'onglet Accueil, la page des Indicateurs dont vous pouvez modifier la période de calculs en fonction de vos besoin, ainsi que plusieurs Exports globaux disponibles par types d'information.

Apprenez comment les utiliser au mieux ici et ici.

Vendre des produits autres que la formation

Si votre organisme de formation propose autre chose que des actions de formations, par exemple des livrets d'exercices, des audits, etc. Vous pouvez gérer d’autres produits que la formation au sein de votre catalogue Dendreo grâce aux Produits dits Hors Formation. Tout vous est décrit sur cet article.

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